Pertanyaan Tugas 4
1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel
3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui
4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja
Jawaban
1. Cara berkomunikasi yang baik dan benar :
Syarat utama untuk bisa berkomunikasi dengan baik dan benar hanya satu. Yakni kerelaan mendengarkan apa yang lawan bicara ucapkan. Tentu saja bukan mendengarkan secara pasif, namun secara aktif. Artinya, Anda memberi perhatian. Wujudnya bisa komentar, tanggapan, keterbukaan, dan juga berdiam diri. Adapun keterampilan menjadi pendengar aktif dapat Anda latih dengan tips berikut :
- Gunakanlah kata-kata yang baik, dikenal, dan tidak menyinggung pihak pendengar agar terciptanya kepercayaan di kedua belah pihak.
- Berikan umpan balik, pujian, atau dukungan. Buatlah orang lain tahu bahwa Anda menghargai usaha atau prestasi mereka. Penghargaan atau respek adalah kunci utama dalam menumbuhkan hubungan komuniasi yang seimbang dan saling mendukung.
- Jagalah bahasa tubuh Anda. Saat berbicara dengan lawan bicara, tetap pertahankan kontak mata untuk menumbuhkan kesan jujur dan percaya diri. Hindari menggigit bibir, goyang-goyang kaki, dan gerakan lain yang menimbulkan kesan Anda sedang gelisah atau tak betah berbicara. Usahakan postur tubuh tegak, dengan posisi kaki dan lengan dalam keadaan santai.
- Hindari kata ‘selalu, mesti’ maupun ‘tidak pernah’. Biasanya kata-kata itu tidak menggambarkan fakta sesungguhnya dan cenderung memancing sikap defensip dari lawan bicara.
- Sesuaikan gaya komunikasi Anda dengan tiap individu.
- Ingat, tidak ada satu pun manusia di dunia ini sama. Jenis kelamin, usia, budaya, daerah asal, pekerjaan, pengalaman kerja, dan tipe kepribadian hanyalah merupakan sebagian kecil factor yang mempengaruhi gaya komunikasi seseorang. Mengenali perbedaan ini dapat mengurangi resiko kesalahpahaman maupun firasat saat berkomunikasi. Orang dengan tipe ekstrovert biasanya senang memonopoli percakapan, selalu penuh inisiatif, dan ceplas-ceplos bicaranya. Sedangkan mereka yang bertipe introvert lebih senang menyendiri dan selalu berpikir hati-hati sebelum bertindak atau berbicara.
2. Yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel adalah :
- Pembentukan kelompok atau tim yang sudah dikelompokkan sesuai dengan tugasnya.
- Pengadaan meeting antar pegawai maupun pertemuan khusus lainnya.
- Penetapan saluran-saluran pribadi.
3. Cara peyusunan paper/warkat :
- Penyusunan secara alfabetik
- Penyusunan secara numerik
- Penyusunan menurut subyek
- Penyusunan menurut daerah
- Penyusunan menurut waktu
4. Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja
- Tata kerja : merupakan cara bekerja dengan benar dan berhasil agar tercapainya hasil yang maksimal.
- Sistem kerja : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
- Prosedur kerja : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan ditujukan kemana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
Post a Comment